Warum nicht anders? Mit dem epido® Prozess an Veränderungen.

Heimarbeit in Unternehmen wird bleiben. Viele Unternehmen halten lieber an alten Lösungen fest, statt Prozesse zu optimieren und zu digitalisieren.

Nur zwei Sätze die zeigen, wie gerade kleine und mittelständige Unternehmen, mit ständiger Veränderung umgehen müssen. Statt sich der Veränderung entgegenzustemmen kann man diese aber auch willkommen heißen. Ja, sogar lieben lernen.

Einer meiner Brazilian-Jiu-Jitsu Lehrer (Schach mit dem menschlichen Körper) hat oft gesagt: „get comfortable in uncomfortable situations“, also frei übersetzt „lerne dich in unbequemen Situationen wohl zu fühlen“. Auch in der Natur überlebt ja nicht unbedingt „der Stärkere“ sondern „der Anpassungsfähigste“. In der Unternehmenswelt ist die Veränderung die Konstante, an die man sich gewöhnen mag, ja muss.

Gerade lange Prozessen, wie zum Beispiel der Einführung von Dokumentenmanagementsystemen oder andere Software ist bei ungleicher Befähigung der Mitarbeiter im Unternehmen, auch wenig Fortschritt zu beobachten, und irgendwann ist man von neuen Angeboten und Vorschlägen genervt.

Wie kann man das ändern?

Erstmal braucht es Mut Zur Veränderung und die Befähigung einen solchen Prozess anzugehen. Wir haben mit epido® einen Prozess entwickelt, mit dem wir auf agile Art und Weise schnellstmögliche Mehrwerte bieten können.

"Alte Schlüssel öffnen keine neuen Türen" - Ein Spruch der Zeigt man muss sich auch verändern, um dem Neuen zu begegnen.
Manchmal bedarf es einer Veränderung, um sich der neuen Situation anzupassen.

Auch die e-dox AG selbst befindet sich in ständiger Veränderung. Agil und mit offenen Armen korrigieren wir aber unseren Plan und lieben externes Feedback, mit dem wir uns neu ausrichten.

Um auf das Beispiel Dokumentenmanagementsoftware (DMS) zurückzukommen:

  • die Ausgangssituation ist fast über all gleich – eine ständig wachsende Flut an Informationen, die an verschiedenen Orten in verschiedenen Systemen gespeichert werden und auf verschiedenste Weise aktualisiert werden
  • uneingeschränkter und ortsunabhängiger Zugang zu Informationen ist nicht immer gegeben
  • Kopien und verschiedene Instanzen von Dateien existieren an verschiedenen Orten für verschiedene Mitarbeiter
  • es gibt Insellösungen für verschiedene Gebiete, die kaum miteinander arbeiten oder umfangreich genutzt werden

Vielleicht schauen wir einmal wie es nicht geht, in der Praxis aber erlebt wurde:

  • Angebote zu einem DMS-System werden eingeholt
  • Leistungen sind unklar und schwer zu vergleichen, aber der Preis der Software und Stundensatz des Systemhauses tut es auch
  • der vermeintlich billigste Anbieter wird genutzt, auch mit dem niedrigsten Stundensatz
  • die Softwarelizenzen werden freigeschaltet, Mitarbeiter erhalten eine Schulung, im Hintergrund arbeitet das Systemhaus an Anpassungen, während sich einige Mitarbeiter langsam an das System wagen
  • dieser Prozess dauert lange und meist nutzen nur sehr Technik-affine und versierte Mitarbeiter die Software in gutem Umfang
  • mein bleibt bei dem System, denn man möchte es nicht nochmal so durchleben und es nutzen sowieso nur ein paar Mitarbeiter
  • eventuell stehen neue Anbieter vor der Tür, die mit mehr und neueren Funktionen winken, vielleicht auf monatlicher Basis

Unser Prozess mit dem Kunden:

  1. Wir entwerfen ein ZIELBILD für die optimale Unterstützung und finden heraus, welche Störungen derzeit auftreten!
  2. Die WERKZEUGE und METHODEN für moderne, digitale Prozesse (hier ein Dokumentemanagementsystem) werden ausgewählt und vermittelt.
  3. Wir gestalten gemeinsam die ENTWICKLUNG und Anpassung des Unterstützungssystems (hier ein Dokumentenmanagementsystem).
  4. Die INTEGRATION in bestehende Systeme, in Arbeitsabläufe der Mitarbeiter und in die Zusammenarbeit mit ihren Kunden.

Dieser Prozess findet agil statt, heißt der Kunde sieht schnell im Ablauf einen Mehrwert und Fortschritte die gemeinsam bearbeitet werden. Dabei befähigen wir alle Mitarbeiter und machen Betroffene zu Beteiligten, damit das entstehende System auch Nutzen stiftet.

Auch für uns war agile Arbeit einmal neu und nur Partner haben wir gelernt unserer Prozesse auch intern zu verändern. Und da, ist auch Transparenz gefragt. Auf Augenhöhe sprechen und ehrlich sein, aber auch Spaß an der Veränderung zu haben. Wir laden Sie dazu ein!