M-Files.

Dokumentenmanagement.

Neu definiert.

Die Kunden von heute wollen Transparenz, Effizienz und Sicherheit während des gesamten Projektverlaufs.

Altbewährte Methoden erfüllen keine dieser Erwartungen.

M-Files schon.

Dienstleister müssen sich anpassen, um erfolgreich zu sein

„Das Geschäftsmodell der neuen Wirtschaft ist gekennzeichnet durch Talent, Dienstleistungen auf Abruf, Automatisierung und großartiger Benutzererfahrung.“ – Steve Glaveski, Gründer von Collective Campus

In seinem kürzlich erschienenen Bestseller „What’s the Future and Why It´s Up to Us”, beschreibt Tim O’Reilly, dass das Geschäftsmodell von Dienstleistungsunternehmen zukünftig durch den Zulauf von Talenten, der Automatisierung und einer außergewöhnlichen Benutzererfahrungen profitieren kann. Die meisten IT-Unternehmen können diesen Trend bereits bestätigen. Dienstleister hinken diesem Potenzial noch oft hinterher und können sich durch die Automatisierung vom Wettbewerb abheben.

Traditionelle Geschäftsmodelle kämpfen mit folgenden Herausforderungen:
  1. Sinkende Projekt- und Beratungserträge
  2. Informationsflut
  3. Steigende Kosten & Aufwendungen bei gleicher Projektanzahl
  4. Kaum mögliche Skalierung ohne weiteres Personal

Innovative Firmen schaffen es, dass Ihre Mitarbeiter mehr Ertrag erwirtschaften und gleichzeitig ihre Arbeitszeit senken.

Was unsere Kunden sagen

„Durch die Nutzung von M-Files können wir unsere Daten DSGVO-konform verwalten. Mit Hilfe von Workflows optimieren wir zudem unsere Prozesse und reduzieren das interne Mailaufkommen.“

Jan Hartlieb, Geschäftsführer, SAM Sachsen Asset Management GmbH

„Mit M-Files konnten wir unser papiergebundenes Archiv unkompliziert in eine digitale Struktur überführen und profitieren jetzt von einer verbesserten Verfügbarkeit und Bereitstellung von Informationen.“

René Schubert, Geschäftsführer, Deutsche Krankenhaus TrustCenter und Informationsverarbeitung GmbH

Daraus ergeben sich folgende Handlungsempfehlungen

Informationsmanagement zur Verbesserung des Kundenerlebnisses

Unternehmen, die sowohl ihren eigenen Mitarbeitern als auch ihren Kunden einen schnellen und einfachen Zugang zu Informationen ermöglichen, können von Produktivitätsvorteilen profitieren und ihren Kunden eine bessere Erfahrung bieten.

Informationen sind häufig über verschiedene Systeme und Speicherorte verteilt. Ein intelligentes Informationsverwaltungssystem wie M-Files, kann eine Verbindung zu verschiedenen Datenquellen herstellen und diese integrieren, so dass die Benutzer nur eine Anmeldung und eine Schnittstelle benötigen, um schnell nach Informationen zu suchen und darauf zuzugreifen. Noch besser ist, dass Sie diesen Zugriff rund um die Uhr und in der Regel von jedem internetfähigen Gerät der Welt aus nutzen können.

Integrierte Sicherheit

M-Files verschlüsselt Ihre Daten so, dass nur die Person den Zugang zu bestimmten Informationen bekommen, die auch darauf zugreifen sollen. Eine Versionierung hilft Ihnen außerdem den Überblick über die verschiedenen Bearbeitungsstände zu erhalten. Aus Sicht Ihre IT-Abteilung ideal, um GOBD konform zu arbeiten und sich nahtlos in die Arbeit der Anwender integriert.

Mit M-Files, können Dienstleistungsunternehmen ihren Kunden und sich selbst versichern, dass ihre Daten sowohl zugänglich als auch sicher sind.

Ein automatisiertes System führt zu einem effizienteren Geschäftsprozess

M-Files bietet vollständige Transparenz, einen effizienten Prozess sowie verschiedene Prüf- und Sicherheitsmechanismen. Ein automatisierter Prozess stellt sicher, dass Dokumente einen festgelegten Workflow durchlaufen. Und das zu 100 % digital. Dadurch haben Sie den aktuellen Bearbeitungsstand jederzeit im Blick und können auf Verzögerungen reagieren.

Weniger arbeitsintensive, fehleranfällige und langweilige Aufgaben

Kümmern sich Ihre Mitarbeiter aktuell um arbeitsintensive, manuelle und offen gesagt, demotivierende Aufgaben? Oder haben Sie sogar jemanden eingestellt, der sich nur um diese trivialen Aufgaben kümmert? Ein intelligentes Informationsmanagementsystem trägt dazu bei, Aufgaben wie Dateneingabe und die Ablage von Dokumenten zu automatisieren, indem es Felder vorausfüllt, Markierungen vorschlägt und Bearbeitungsregeln durchsetzt.

Die Möglichkeit Dokumente gemeinsam zu nutzen und zu sichern, kann es einer Firma sogar ermöglichen Dienstleistungen anzubieten, die vorher zu zeitaufwändig waren. Auf jeden Fall können sich Ihre Mitarbeiter auf die Arbeit konzentrieren, für die sie bezahlt werden und die Qualität und den Wert dieser Leistung verbessern.

Halten Sie Ihre Talente bei Laune

Der Erfolg bzw. Misserfolg eines Dienstleistungsunternehmens hängt von der Qualität seiner Informationen und seiner Mitarbeiter ab. Qualifizierte Mitarbeiter erwarten, dass sie mit einem modernen Informationssystem arbeiten, welches Sie gern benutzen und Kunden zeigen können. M-Files bietet allen Mitarbeitern die Möglichkeit, im Büro, zu Hause oder bei einem Kunden vor Ort zu arbeiten und sicher auf Informationen zuzugreifen. Diese Art von Flexibilität verbessert nachweislich die Produktivität, die Flexibilität und sogar die Arbeitsmoral.

Neben einem Fernzugriff ermöglicht die intelligente Suchfunktion des Systems auch E-Mails, CRM oder andere Datenspeicher zu durchsuchen, um das zu finden, was gebraucht wird. Eine Automatisierung von Arbeitsabläufen trägt außerdem dazu bei, Geschäftsprozesse auf Kurs zu halten und Frustration sowie Zeitverschwendungen zu vermeiden.

Verringerung redundanter, veralteter oder trivialer Daten

Große Unternehmen verschwenden Millionen Dollar pro Jahr, nur um Daten zu pflegen, die sie nicht brauchen und die sie sogar daran hindern, auf die Informationen zuzugreifen, die sie wirklich brauchen.

M-Files trägt dazu bei, redundante oder veraltete Daten zu reduzieren. Unternehmen können somit die Informationen die sie benötigen, besser finden, verwalten und kontrollieren.

Rechtsstreitigkeiten minimieren

Gerade Daten, die möglicherweise Kundeneigentum sind, bilden ein potentielles Sicherheitsrisiko. Mit M-Files können Sie diesen Daten den Schutz bieten, den Sie benötigen.

Erkenntnisse

Durch die Nutzung von M-Files schaffen Sie nicht nur für Ihre Mitarbeiter und Endkunden einen Mehrwert, sondern erhöhen außerdem die Wertschöpfung Ihrer Aufträge. Damit skalieren Sie Ihr Unternehmen und bearbeiten mehr Projekte mit gleichem Personal.

Referenzen

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Haben Sie Fragen?

„Wir verschaffen den Mitarbeitern unserer Kunden im Durchschnitt 17 Stunden mehr Zeit pro Monat! Diese können Sie für wertschöpfende und sinnstiftende Tätigkeiten nutzen.“

– Marcus Drabsch, Digitalisierungsexperte, e-dox AG 

Was können Sie und Ihr Team in der Zeit mehr leisten?

Finden wir es heraus! Mehr Zeit für das Wesentliche.

Tauschen wir uns aus!

Marcus Drabsch

0341 / 303 459 14

Vorteile

Skalierung – mehr Projekte mit gleichem Personal

  • Automatisierte Arbeitsabläufe

  • Digitalisierung der Projektakten

  • Digitalisierung des Vertrags- und Rechnungswesens

  • Dokumente und Aufgaben immer an der richtigen Stelle

  • Fehlerminimierung durch künstliche Intelligenz

  • Mitarbeiter gewinnen Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten

  • Transparenz für Kunden und Mitarbeiter

  • GoBD konforme und zertifizierte Sicherheit der Daten

  • Von überall auf Projekte zugreifen

  • Anbindung an andere Systeme oder Speicherorte

  • Produktive und zufriedene Mitarbeiter

  • Spitzenkräfte anziehen und binden

Weitere Informationen

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Infografik „10 zukünftige Bedrohungen für Dienstleister herunterladen!“

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