E-Rechnung bei e-dox

Erfahren Sie alles Wichtige zur E-Rechnung und wie Sie die gesetzlichen Anforderungen, die seit dem 1. Januar 2025 gelten, einhalten können. Wir erklären die Unterschiede zwischen den Formaten XRechnung und ZUGFeRD und helfen Ihnen, das passende Format für Ihr Unternehmen zu wählen. Mit unserer Unterstützung richten Sie ein innerbetriebliches Kontrollverfahren (IKV) ein, das die Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit Ihrer Rechnungen gewährleistet.

Unsere maßgeschneiderten Dokumentenmanagementlösungen optimieren Ihre Prozesse und machen die E-Rechnung für Sie effizient und einfach. Kontaktieren Sie uns noch heute und gestalten Sie Ihre digitale Rechnungszukunft mit der e-dox AG!

Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung (E-Rechnung) in Deutschland für inländische Unternehmen verpflichtend.

Die gesetzlichen Grundlagen dafür sind im § 14 UStG sowie Anwendungshinweise im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) verankert.

Wichtige Fristen:

• Unternehmen müssen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 empfangen und verarbeiten können.
• Für den Versand gelten abgestufte Fristen, abhängig von der Unternehmensgröße: Unternehmen mit einem Umsatz >800.000 €: Versandpflicht ab dem 1. Januar 2027 und kleinere Unternehmen: Übergangsfrist bis 31. Dezember 2027.

Für weitere Details besuchen Sie gern die offiziellen Seiten des Bundesministeriums der Finanzen: FAQ zur E-Rechnung – BMF

In Deutschland haben sich zwei Formate für die E-Rechnung etabliert: XRechnung und ZUGFeRD. Beide erfüllen die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU und des Standards EN 16931.

XRechnung

• Eigenschaften: XML-basiertes Format, ausschließlich maschinenlesbar.
• Vorteile: Ideal für den Datenaustausch mit öffentlichen Verwaltungen (B2G).
• Einschränkungen: Nicht visuell darstellbar, ohne spezielle Tools.

ZUGFeRD

• Eigenschaften: Hybridformat (PDF mit eingebetteter XML-Datei).
• Vorteile: Kombiniert visuelle Darstellung mit maschineller Lesbarkeit.
• Anwendung: Geeignet für Unternehmen (B2B) und Behörden (B2G).

Kostenfreie Tools zur Visualisierung der XRechnung:

Nutzen Sie beispielsweise den XRechnungs-Viewer Quba, diesen können Sie sich auf der Homepage des Softwareentwicklers herunterladen.

Die e-dox AG bietet umfassende Dienstleistungen zur Implementierung und Verwaltung der E-Rechnung:

• Dokumentenmanagementsysteme: Effiziente Verwaltung von Belegen, Unterlagen und Rechnungen.
• Beratung: Passende Lösungen für Ihre Anforderungen, auch mit der Unterstützung durch Fördermittel.
• Schulung: Einführung und Training Ihrer Mitarbeiter.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, um Ihre Verwaltungsprozesse zu optimieren.

Gemäß Abschnitt 14.4 Absatz 4 UStAE muss ein Unternehmen ein innerbetriebliches Kontrollverfahren (IKV) einrichten, um die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der E-Rechnung sicherzustellen.

Was ist ein IKV?
Ein IKV ist ein Prüfprozess, der dokumentiert, dass jede E-Rechnung ordnungsgemäß verarbeitet wird. Es gewährleistet, dass:

• Rechnungsdaten nicht manipuliert wurden.
• Die Absenderidentität bestätigt ist.
• Der Rechnungsempfänger die Inhalte nachvollziehen kann.

Schritte zur Einrichtung eines IKV:

1. Analyse der aktuellen Prozesse: Identifizieren Sie, wo und wie Rechnungen empfangen und verarbeitet werden.
2. Definieren von Prüfschritten:
   • Validierung der Absenderdaten (z. B. Abgleich mit bekannten Geschäftspartnern).
   • Überprüfung der Rechnungsstruktur und Inhalte gemäß EN 16931.
   • Sicherstellung der maschinellen Lesbarkeit (z. B. XML-Datenprüfung).
3. Einführung technischer Lösungen:
   • Nutzung von Dokumentenmanagementsystemen (DMS), um E-Rechnungen automatisiert zu validieren.
   • Integration von Signaturprüfungen, falls digitale Signaturen verwendet werden.
4. Schulung der Mitarbeiter: Stellen Sie sicher, dass alle betroffenen Mitarbeiter mit dem Verfahren vertraut sind.
5. Regelmäßige Audits: Überprüfen Sie regelmäßig die Funktionalität und die Dokumentation des IKV.

Wie hilft die e-dox AG?

• Implementierung: Wir richten gemeinsam mit Ihnen ein vollständiges IKV ein.
• Automatisierung: Integration von Kontrollfunktionen in Ihr bestehendes System.
• Support: Laufende Betreuung und Anpassung des IKV an neue Anforderungen.