Webinar: Digitale Personalakte

Die Personalakte digitalisieren, Bewerbungsprozess verschlanken, papierunabhängig, ortsunabhängig und sicher!

Die Digitale Personalakte – ein Webinar mit unserem Marcus Drabsch. Jetzt als Aufzeichnung verfügbar.

In nur wenigen Minuten vermitteln wir aus der Praxis, wie vor allem die Personalabteilung unterstützt werden kann, die Abhängigkeit von Papier zu verringern, Informationen besser zu verwalten und effizienter zu arbeiten!

 

Genug von der Ablage?

5 Wege, wie die Personalabteilung das Papier loswerden und Informationen besser verwalten kann

Eine kürzlich von M-Files (das Dokumentenmanagementsystem mit dem auch wir arbeiten) durchgeführte Umfrage ergab, dass Papier für die meisten Unternehmen immer noch eine Belastung darstellt. 81 % der Befragten gaben zu, mindestens ein Dokument pro Tag im Büro auszudrucken, und 55 % der Unternehmen verwenden immer noch manuelle, papierbasierte Verfahren für die Erfassung von Unterschriften und die Genehmigung von Dokumenten. Da in den Unternehmen nach wie vor viel Papier verwendet wird, wird die Ablage und Verwaltung dieser Informationen zu einer manuellen und schwierigen Aufgabe. Infolgedessen verbleiben 58 % aller Papierdokumente auf den Schreibtischen oder in den Aktenschränken, und ein Drittel der befragten Personen gab zu, schon einmal etwas gelesen zu haben, das vertraulich und nicht für sie bestimmt war, weil es ausgedruckt und ungesichert im Büro liegen gelassen wurde.

Da Personalabteilungen höchst vertrauliche Informationen wie Mitarbeiterdaten, Gehaltsangaben und Beschwerden verwalten (von denen viele für bestimmte Zeit aufbewahrt werden müssen), leiden sie wahrscheinlich mehr als jeder andere Unternehmensbereich unter papierbezogenen Problemen. HR-Teams, die in der Lage sind, eine Informationsmanagement-Lösung zu nutzen, sind in der Lage, wesentlich effizienter zu arbeiten als diejenigen, die noch auf Papier und Aktenschränke angewiesen sind. Mit M-Files werden Metadaten (oder Informationen über Informationen) verwendet, um Dokumente, Aufzeichnungen und andere Informationen nach ihrem Inhalt und nicht nach ihrem Speicherort zu verwalten. Anstatt beispielsweise einen geeigneten Speicherort für einen Mitarbeitervertrag zu wählen, können Sie diesen einfach mit Metadaten wie dem Namen des Mitarbeiters, seiner Abteilung, seiner Rolle und seinem Anfangsdatum versehen.

Durch die Kennzeichnung dieser Metadateneigenschaften beschreibt man so effektiv, um WAS es sich bei dem Dokument handelt, so dass man es wiederfindet, indem man nach einer dieser Eigenschaften suchen, anstatt es in einem Ordner zu suchen. Metadaten erleichtern nicht nur den Zugriff und die Verwaltung von Informationen, sondern können auch den Arbeitsablauf fördern, Personalprozesse rationalisieren und die Sicherheit von Informationen gewährleisten.

5 Wege, wie die Personalabteilung das Papier loswerden und Informationen besser verwalten kann!

• Alle Informationen elektronisch verwalten

Mit einem Dokumentenmanagementsystem entfällt die Notwendigkeit von Papier. Dokumente und Unterlagen können in jeder Phase ihres Lebenszyklus elektronisch gespeichert, gemeinsam genutzt und entsorgt werden. Es ist es nicht mehr nötig, Dokumente zu drucken oder zu scannen, da genehmigungspflichtige Dokumente digital geprüft und unterzeichnet werden können. Auch wenn ein Unternehmen intern papierlos ist, ist es wahrscheinlich, dass es immer noch eine Reihe von Dokumenten in Papierform von externen Parteien erhält. Eingehende Papierdokumente können ebenfalls gescannt, digitalisiert und mithilfe des Dokumentenmanagementsystems effektiv entsorgt werden.

• Schutz von Informationen

Der Umgang mit großen Mengen an Papierdokumenten und -unterlagen bedeutet, dass wertvoller Speicherplatz im Büro verschwendet wird. Darüber hinaus sind wichtige Informationen anfällig für Feuer, Überschwemmungen oder Manipulationen. Erfüllen die derzeitigen papiergestützten Methoden der Dokumentenverwaltung die Anforderungen von Wirtschaftsprüfern oder gewährleisten die Einhaltung der erforderlichen Datenschutzstandards überhaupt? Metadaten können zur Verwaltung von Berechtigungen verwendet werden, um sicherzustellen, dass Personen nur auf die Informationen zugreifen können, für die sie berechtigt sind. Dies kann dynamisch erfolgen, d. h. der Zugriff auf ein Dokument ändert sich, wenn es seinen Lebenszyklus durchläuft oder wenn sich die Funktion einer Person ändert. Dieser Prozess ist auch automatisiert, was bedeutet, dass weniger Arbeit für die Personalabteilung und die IT-Abteilung anfällt, um sicherzustellen, dass die Informationen sicher sind und den richtigen Personen zur Verfügung stehen. Ein Beispiel hierfür wäre ein Mitarbeitervertrag, der mit dem Namen des Mitarbeiters als Metadateneigenschaft gekennzeichnet wurde. Durch die Anwendung dieser Metadaten können Sie sicherstellen, dass nur die Personalabteilung, der Mitarbeiter und sein Vorgesetzter das Dokument einsehen können. Wenn der Mitarbeiter die Abteilung wechselt, wird das System automatisch so aktualisiert, dass der neue Vorgesetzte den Vertrag sehen kann und der alte Vorgesetzte nicht mehr. Mit einem Dokumentmanagementsystem kann man auf die vollständige Versionshistorie aller Information zugreifen. Das heißt, man kann sehen, wer auf ein Dokument zugegriffen hat, was getan wurde und wann. Sichtbarkeit, Informationssicherheit und Überprüfbarkeit werden durch den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems verbessert.

• Sofortiges Auffinden und Aktualisieren von Mitarbeiterdaten

Wie lange brauchst du, um in einem Aktenschrank zu finden, was du suchst? Das manuelle Durchsuchen selbst der am besten organisierten Aktenschränke ist eine sehr zeitaufwändige Aufgabe – ebenso wie die Suche nach dem Ort, an den das Dokument zurückgebracht werden soll, wenn Änderungen vorgenommen worden. Leider ist es nicht viel einfacher, diese Informationen elektronisch in Ordnern zu speichern. Das Problem der physischen Aktenschränke wird nur auf digitale Aktenschränke verlagert. Woher weiß man, in welchem Ordner jemand ein Dokument abgelegt hat – vor allem, wenn dieses Dokument für mehrere verschiedene Ordner relevant ist? Ein Beispiel ist ein Mitarbeitervertrag. Nach diesem Dokument kann man in einem Ordner für den betreffenden Mitarbeiter suchen, aber auch in einem Ordner, der alle Mitarbeiterverträge enthält, oder in einem Ordner, der Unterlagen nach Abteilung oder Funktion enthält. Informationen sind schwer zu finden, und es werden unweigerlich doppelte Kopien erstellt, so dass es schwierig ist, sicherzustellen, dass man mit der aktuellsten Version arbeitet. Durch die Verwaltung von Informationen auf der Grundlage ihres Inhalts wird die Suche nach den benötigten Informationen schnell und einfach. Da Dokumente mit Hilfe von Metadaten beschrieben werden (indem man es mit Eigenschaften wie „Dokumenttyp“ und „Mitarbeitername“ versehen hat), anstatt manuell mehrere relevante Ordner zu durchsuchen, kann man nun im Dokumentenmanagementsystem nach dem Dokument suchen. Man wählt den Suchbegriff auf Grundlage von Metadateneigenschaften oder Text innerhalb eines Dokuments. Das System wird eine Liste von Suchergebnissen in der Reihenfolge ihrer Relevanz zurückgeben. Entscheidend ist, dass unabhängig von der Art und Weise, wie nach dem Vertrag gesucht wird und auf ihn zugegriffen wird, immer nur ein einziges Exemplar vorhanden ist. Notwendige Aktualisierungen an Dokumenten vornehmen, ohne etwas auszudrucken oder mehrere Kopien speichern müssen. Immer nur ein einziges Exemplar eines Dokuments. Immer die neueste und aktuellste Version. Weiterhin können Metadaten genutzt werden, um bei Bedarf Überprüfungszyklen, Aufbewahrungs- und Entsorgungsrichtlinien zu automatisieren.

• Manuelle Prozesse automatisieren

Die Personalabteilung ist mit einer Reihe von Prozessen befasst, die strikt eingehalten werden müssen, aber sehr manuell und mühsam sein können. Ein Beispiel für einen solchen Prozess ist die Einstellung eines neuen Mitarbeiters. Die Ausschreibung einer Stelle, die Verwaltung von Bewerbungen, die Organisation von Vorstellungsgesprächen, die Erstellung von Angebotsschreiben, die Unterzeichnung von Verträgen und die Benachrichtigung der Vorgesetzten über neue Mitarbeiter – all dies kann durch den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems automatisiert und vollständig digitalisiert werden, und zwar mithilfe von Metadaten. So können Stellenanzeigen im Intranet oder auf der Website veröffentlicht, alle Bewerbungen und Begleitdokumente empfangen und automatisch gespeichert und ein Workflow ausgelöst werden, der den Prozess der Vereinbarung von Vorstellungsgesprächen, der Bearbeitung und Unterzeichnung von Angebotsschreiben und Verträgen sowie der Bestätigung des Anfangsdatums von Anfang bis Ende automatisiert. Durch die Rationalisierung und Automatisierung von Prozessen wie Personalbeschaffung, Mitarbeiterschulungen und -zertifizierungen sowie Aktenprüfungszyklen kann sich die Personalabteilung auf die wichtigste Aufgabe konzentrieren: die Verwaltung des wichtigsten Vermögens des Unternehmens, nämlich seiner Mitarbeiter.

• Zugriff auf alles von einem einzigen Ort aus

Als Personalabteilung werden wahrscheinlich ein oder mehrere spezialisierte HR-Systeme neben Netzlaufwerken und Papier in Aktenschränken verwendet. Aber kommunizieren all diese Informationsspeicher miteinander, oder werden Silos mit (oft doppelten) Informationen gebildet? Ein Dokumentenmanagementsystem sollte fließend mit den HR-, ERP-, CRM- oder anderen Systemen kommunizieren, so dass von einem einzigen Standort aus auf alles zugegriffen werden kann, was benötigt wird. So kann man sogar über das Smartphone oder Tablet auf Informationen zugreifen und Aufgaben erledigen! Sicher und immer an der einzigen und aktuellen Version.

Wie bringt die digitale Personalakte unser Unternehmen voran?

Mit den 5 genannten Wegen,  wie die Personalabteilung das Papier loswerden kann und besser verwaltet ist schon ein guter Schritt getan. In unserem Webinar mit einer Live-Demo gehen wir auf die Umsetzung ein, so dass man einen Einblick in die Praxis bekommt und Fragen stellen kann. Sicher, zeitsparend, geldsparend und ortsunabhängig mit der digitalen Personalakte. Für eine digitale Arbeitswelt, die Menschen im Unternehmen stärkt.

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