Zum Inhalt springen
Sind wir vielleicht alle etwas digitalisierungsmüde?
Mit multiplen Krisen, einer besorgniserregenden demographischen Entwicklung und einer immer komplexer werdenden Welt und Arbeitswelt werden ab und an Stimmen laut, die sich der Veränderung entgegenstellen wollen. Wir müssen aufpassen, dass die Digitalisierung, die scheinbar offensichtlichen Lösung, sich als selbstverständlich wahrnimmt.
Fakt ist: die Digitalisierung kann für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) eine Herausforderung sein, besonders wenn bereits Schritte unternommen worden sind und der nächste Dienstleister vor der Tür steht. Frühere Versuche in der Richtung waren eventuell auch nicht so erfolgversprechend, wie man sich das ausgemalt hat. Wir wären aber nicht Architekten digitaler Arbeitswelten, wenn wir uns mit dieser Situation zufrieden geben würden. Die Inanspruchnahme von Werkzeugen und externer Hilfe zu einer digitalen Arbeitswelt soll die Menschen unterstützen und stärken!
8 Schritte der Komplexität zu entgegnen:
- Bewertung der aktuellen Situation: Das Unternehmen sollte seine derzeitige (digitale) Infrastruktur, Prozesse und Herausforderungen analysieren. Es ist wichtig zu verstehen, wo die Schwachstellen liegen und welche Bereiche Verbesserungen benötigen.
- Klares Ziel definieren: Ein klares Ziel sollte festgelegt werden, um zu bestimmen, wo ein Hebel die größte Wirkung hat. Dies könnte die Automatisierung von Prozessen, die Einführung einer digitalen Zeit- oder Urlaubsplanung sein oder die Verbesserung der internen Kommunikation sein. Das Ziel sollte realistisch und messbar sein. Vielleicht ist es aber auch die Digitalisierung des Posteingangs, die bisher liegen blieb, weil man nicht die Zeit dafür hatte…
- Externe Unterstützung einholen: Der Prophet im eigenen Land… Es ist hilfreich, externe Berater oder Experten hinzuzuziehen, die Erfahrung und Referenzen ähnlicher Unternehmen mit Digitalisierungsprojekten haben. Diese können bei der Entwicklung einer maßgeschneiderten Strategie und der Auswahl der richtigen Technologien und Lösungen unterstützen.
- Schrittweise Vorgehensweise: Die Digitalisierung muss nicht in einem großen Wurf erfolgen! Es kann sinnvoll sein, sich auf einzelne Bereiche oder Prozesse zu konzentrieren und schrittweise vorzugehen. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, Erfahrungen zu sammeln und sich an die Veränderungen anzupassen, ohne überfordert zu werden. Was wenn diese Prozesse in einem sicheren Raum geschehen?
- Schulung und Weiterbildung: Es ist wichtig, die Menschen im Unternehmen auf die bevorstehenden Veränderungen vorzubereiten und ihnen die erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse zu vermitteln. Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen können dabei helfen, die digitale Kompetenz im Unternehmen aufzubauen und das Verständnis für die Vorteile der Digitalisierung zu fördern. Es ist wichtig die Nutzer von Anfang an zu beteiligen.
- Auswahl geeigneter Tools und Lösungen: Es gibt eine Vielzahl von digitalen Tools und Lösungen auf dem Markt. Es ist wichtig, diejenigen auszuwählen, die den spezifischen Anforderungen des Unternehmens entsprechen und einen echten Mehrwert bieten. Welchen Name die Lösung hat oder welche technischen Daten dahinter stehen, interessiert eventuell die IT-Abteilung, aber das Unternehmen braucht eine Lösung für den individuellen Engpass. Die Benutzerfreundlichkeit und der Mehrwert wiegen weitaus schwerer.
- Kommunikation und Change-Management: Die Einführung von Digitalisierung kann Veränderungswiderstand auslösen. Es ist wichtig, die Mitarbeiter einzubeziehen, über die Vorteile zu kommunizieren und sie aktiv in den Prozess einzubeziehen. Ein effektives Change-Management hilft dabei, Akzeptanz und Engagement für die Digitalisierung im gesamten Unternehmen zu schaffen. So kommt man von einer Digitalisierungsmüdigkeit zu einer Mentalität die Chancen in Veränderungen sieht.
- Überprüfung und Anpassung: Die Digitalisierung ist ein kontinuierlicher Prozess. Nach der Einführung neuer digitaler Lösungen ist es wichtig, ihre Wirksamkeit zu überprüfen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Das Unternehmen sollte offen für Feedback sein und bereit sein, sich weiterzuentwickeln. Denn nichts ist so beständig, wie die Veränderung.
Durch eine gezielte Herangehensweise und die Berücksichtigung der individuellen Bedürfnisse und Herausforderungen können kleine und mittelständische Unternehmen ihre Digitalisierungsstrategie auf eine neue Ebene heben und die Vorteile der Digitalisierung für ihr Wachstum und ihre Wettbewerbsfähigkeit nutzen.
Chancen ergreifen, die größten Erfolgen schnellstmöglich abfassen
Klar darf man digitalisierungsmüde sein, das muss aber nicht so bleiben. Die Digitalisierung hat zahlreiche Chancen und Möglichkeiten geschaffen, um Arbeitsabläufe zu optimieren und den Menschen in ihrer Arbeitswelt zu unterstützen. Es folgen ein paar konkrete Beispiele, wie digitale Tools und Prozesse den Menschen helfen und ihre Arbeit erleichtern können:
Ein digitaler Posteingang ist eine der Innovationen, die den Arbeitsalltag revolutioniert haben. Statt Papierdokumente zu durchsuchen und zu archivieren, ermöglicht ein digitaler Posteingang das einfache und effiziente Verwalten von E-Mails und digitalen Dokumenten. Durch eine klare Strukturierung und eine intelligente Suchfunktion können wichtige Informationen schnell gefunden werden. Dies spart Zeit und ermöglicht den Mitarbeitern, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren.
Ein digitaler Urlaubsplaner ist ein weiteres Beispiel. Früher war es oft mühsam, Urlaube und Abwesenheiten manuell zu verwalten. Ein digitaler Urlaubsplaner ermöglicht es den Menschen im Unternehmen, ihren Urlaub online einzutragen und den Überblick über die Urlaubstage zu behalten. Gleichzeitig können Vorgesetzte und Kollegen den Planer einsehen und Urlaube koordinieren. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand und schafft Transparenz für alle Beteiligten.
Auch das Dokumentenmanagement als größerer Baustein, ist ein weiterer Bereich, in dem die Digitalisierung eine große Rolle spielt. Mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System können wichtige Unternehmensdokumente sicher und effizient verwaltet werden. Durch eine zentrale Speicherung und die Möglichkeit zur Zusammenarbeit in Echtzeit können Mitarbeiter schnell auf benötigte Informationen zugreifen und gleichzeitig die Dokumentensicherheit gewährleisten. Wichtig ist auch, dass wir hier nicht analoge Prozesse digital übernehmen, sondern die Skalierbarkeit und Geschwindigkeit der Technik nutzen, um sich auf Kernaufgaben und nicht auf Sortierarbeit zu konzentrieren.
Auch eingestaubte oder nervige Prozesse können automatisiert und digitalisiert werden. Durch den Einsatz von digitalen Tools und Softwarelösungen können repetitive Aufgaben automatisiert werden, sodass die Menschen im Unternehmen mehr Zeit für anspruchsvollere und kreative Aufgaben haben. Ein Beispiel hierfür ist die automatisierte Rechnungserstellung, bei der Rechnungen basierend auf bestimmten Regeln und Vorlagen automatisch generiert und versendet werden. Dies spart Zeit und reduziert die Fehlerquote.
Digitalisierungsmüde muss nicht sein, wir können auch einfach loslegen!
Insgesamt stärkt die Digitalisierung die Menschen, indem sie ihnen ermöglicht, sich auf wichtige Kernaufgaben zu konzentrieren und repetitive, zeitraubende Aufgaben zu reduzieren. Durch den Einsatz von digitalen Tools und Prozessen werden Arbeitsabläufe optimiert, Zeit gespart und die Effizienz gesteigert. So können die Menschen im Unternehmen das volle Potenzial ausschöpfen und zur Weiterentwicklung des Unternehmens beitragen.
Natürlich unterstützen wir euch und begleiten euer Unternehmen, ohne dass die Digitalisierungmüdigkeit greift. Packen wir es gemeinsam an: