Zukunftswerkstatt – ein Format für Erfolg?

In der vorigen Woche verbrachten wir gut Dreiviertel unserer Arbeitszeit und Kraft in der „Zukunftswerkstatt“. Es entstand das e-dox-Camp. Eine Zusammenkunft über die Ausrichtung der Firma, die Aufgaben die vor uns liegen und Aktivitäten die uns voranbringen.

3 Tage wurde in einer Barcamp-nahen Zusammenkunft (digital natürlich mit ordentlichen Kameras und Heißgetränken) diskutiert, gelacht, gesprochen und getan.

Derartige Veranstaltungen sollten natürlich auch ein paar Rahmenbedingungen folgen, hier die uns auferlegten Regeln:

• § Jeder schreibt, bloggt oder spricht über das e-dox-Camp.§ Wenn du teilnehmen willst, steuere ein Thema bei.
• § Nur DREI Worte als Überschrift zum Thema.
• § Wenn du ein Thema beigesteuert hast, poste darüber im Teams Chat.
• § Suche dir gern eine Partner der dir bei der Vorbereitung oder Durchführung hilft.
• § Keine Vorgaben für die Präsentations- oder Veranstaltungsform außer die, dass es online/remote durchgeführt werden kann. 
• § Präsentationen, Diskussionen oder Workshops dauern solange wie sie dauern müssen oder bis sie in einen anderen Slot hineinlaufen.
• § Wenn das dein erstes e-dox-Camp ist, dann MUSST du etwas präsentieren ;-)

Am ersten Tag stimmten wir uns aufeinander ein und erarbeiteten jeweils mit einem Partner „wie wir ticken“. 

Im Anschluss daran werteten wir das Geschäftsjahr aus, analysierten Stärken und machten Engpässe ausfindig.

Hier einmal der detaillierte Ablauf des Tag 1 Dienstag 09.02.2021:

• 09:15 Check-In
• 09:30 Einstimmung zum Tag
• 10:30 Status Quo, Review 2020 Strategische Notwendigkeiten
• 11:00 Abwägungen, Trade-Offs und ständiges Lernen, Rollen, Teams und Regeln 
• 11:45 Was ist zu tun? Wie wollen wir es tun? Woran orientieren wir uns?
• 12:30 Mittagspause 
• 13:30 Du und dein Team
• 14:30 Wer bin ich und wenn ja wer noch?, Team(s) Setup 
• 15:30 e-dox Charta: ein neues Kapitel
• 16:00 Zusammenfassung, Feedback
• 16:30 Check-out

Wenn man sich so einen straffen Zeitplan stellt gibt es bestimmt äußere und innere Einflüsse die gegen den geplanten Ablauf wirken. Stimmt! Darauf haben wir agil reagiert und live Anpassungen vorgenommen.

Tag 2 und Tag 3 wurden im Stundentakt mit von jedem einzelnen gestalteten Veranstaltungen gefüllt, die mitunter sogar ad-hoc Platzwechsel vollzogen, hier einmal der Ablauf (wir könnten zu jedem Thema einen eigenen Artikel schreiben):

Mittwoch, der 10.02.2021

• 09:30 – Thema: Vervollständigen Teams Charta
• 10:30 – Thema: Zeitmanagement
• 11:30 – Thema: Neues Ticketsystem M-Files.
• 13:30 – Thema: Rüstzeug befähigt wiedergeben
• 14:30 – Thema: Tasks und Motivation
• 15:30 – Thema: Xerox Sprints – Ausrichtung und Zukunft

Donnerstag, der 11.02.2021

• 10:30 – Thema: Vertriebsunterstützung – jeder hilft!
• 11:30 – Thema: Besseres Digital Marketing
• 13:30 – Thema: OKR IST-Zustand
• 14:30 – Thema: OKR SOLL-Zustand
• 15:30 – Thema: Fahrrad und Job

Natürlich muss man sich für einen solchen Workshop entsprechend Zeit nehmen und auch geben, auch muss man sich bewusst sein, dass sehr viele Thematiken kurz angefasst werden und natürlich auch über den Workshop hinaus Zeit und Arbeit benötigen.

Technisch und organisatorisch haben wir für mehr Interaktivität und virtuelle Whiteboards Conceptboard benutzt und die Kommunikationsplattform Microsoft Teams. In punkto Hardware waren vor allem die Webcams ein Beitrag zur Menschlichkeit und mitunter sogar professionelle Streaminghardware.

4 Tage nach den Veranstaltungen haben schon mehr Aktivitäten stattgefunden und Aufgaben gelten als erledigt, als zuvor in einem Sprint. Es kann sich also lohnen so offen zu planen, um dann den Energiepegel hoch zu halten. War es anstrengend 7h am Tag auf die Kollegen im Bildschirm zu schauen? Ja, auf jeden Fall. Wir entwickelten aber auch eine Energie die noch heute anhält und durch Auflockerungen, mit Witz und der guten Zusammenarbeit wurde es zu keinem Zeitpunkt ermüdend.

Lust gemeinsam mit uns an dem Erfolge ihres Unternehmens zu arbeiten? Egal ob es eine Druckerflotte und sorgenfreier Service dafür ist, ein Dokumentenmanagementsystem, der digitale Posteingang, Rechnungsdurchlauf oder eine Methodik zur Verbesserung von Prozessen. Wir sind für Sie da!