Der Digitale Post- und Rechnungseingang – ein Webinar mit unserem Marcus Drabsch

Wir haben gezeigt, wie man den Posteingang digitalisieren kann und Eingangsrechnungen automatisch erfasst, archiviert und prüft. Papierberge und manuelle Dateneingaben waren gestern! Das Webinar und Video dazu könnt ihr hier gerne anschauen:

Schluss mit Zeitverschwendung: Posteingang jetzt digital

Eine Hürde vieler Unternehmen ist das Eintreffen der Papier- und E-Mail-Post in verschiedenen Formaten und auf verschiedenen Wegen. Einmal digital, dann mal wieder nicht. Fakt ist, bei vielen Unternehmen gibt es keine standardisierte Aufbereitung der Post. Unabhängig von Art, Umfang, Struktur und Eingangskanal fällt es dann schwer klare Regeln und eine zentrale Lösung zu finden, um zeiteffektiv zu arbeiten.

Mit unserer Lösung schaffen einen digitalen Posteingang für die Arbeitswelt, der alle Dokumente und Dateien, egal aus welcher Quelle, einheitlich digital erfasst, klassifiziert, verteilt und archiviert. Wichtig hierbei ist, dass die Dokumente und Daten dann auch überall und ständig verfügbar sind, egal ob im Home-Office oder an anderen möglichen Arbeitsplätzen.

Lassen wir uns als effektiver mit Ressourcen für die Eingangspostverarbeitung umgehen und Kosten sparen. Mit künstlicher Intelligenz können Dokumente und E-Mails einheitlich verarbeitet werden und direkt in Prozesse übergeben werden. Nebenbei schafft man so digitale Dokumente die als Basis für die Automatisierung der Geschäftsprozesse dienen. Liege und Transportzeiten werden schnell und einfach verringert. Räumlichkeit spielt keine Rolle mehr, denn die Post kann überall hin verteilt werden. Schlussendlich hat man Dokumente immer vollständig und nachvollziehbar im Unternehmen am richtigen Ort.

Klassifizieren, verteilen und archivieren – egal welche Dokumente oder Dateien – egal woher. Digital, schnell und sicher. Hier noch einmal die Vorteile:

  • verringerte Transport und Liegezeiten
  • Post kann sofort und sicher geteilt werden – egal wohin
  • eingehende Dokumente immer vollständig und nachvollziehbar

Weniger Kosten pro Rechnung: Rechnungseingang jetzt digital

Im Schnitt geht eine Rechnung im Unternehmen durch 5 Mitarbeitende. Mit einer (weitgehend) automatisierten und digitalen Lösung für den Rechnungseingang spart man bares Geld. Im Schnitt kostet ein Rechnungsprozess etwa 10-12 Euro pro Rechnung. Laut Statistik schlagen 50% aller Belegprüfungen bei Prüfung fehl. Das muss nicht sein. Keine Stapel von Papierrechnungen mehr von einer Stelle zur anderen bringen. Beschleunigte und automatisierte Rechnungsläufe mit dem digitalen Rechnungsdurchlauf.

Den Großteil der Bearbeitungszeit nimmt die Prüfung von Rechnungen ein. Dabei wird sich zumeist auf die inhaltliche Überprüfung im Hinblick auf gelieferte Artikel, Stückzahlen und Rechnungsbeträge gekümmert. Doch auch die formale Prüfung auf das Einhalten der gesetzlichen Pflichtangaben für Rechnungen spielt eine Rolle. Mit einem digitalen Rechnungseingang kann der Großteil der Rechnungsprüfung automatisiert werden.

In Verbindung mit einem unternehmensweiten Informationsmanagement-System, wie M-Files im Zusammenspiel mit dem ERP kann ein digitaler Rechnungseingang Rechnungsdaten direkt mit den Daten von Bestellmengen oder Lieferscheinen automatisiert abgleichen. Nur bei Abweichungen, die vom System erkannt werden, muss eine manuelle Prüfung und Freigabe erfolgen. Durch die Automatisierung des Rechnungslaufes kann enorm Zeit und Geld gespart werden.

Mit dem Verzicht auf Papier, bei dem Umgang mit Rechnungen, können Arbeitsprozesse mit einem digitalen Rechnungseingang nachhaltiger gestaltet werden. Papier, Tone oder Tinte können so eingespart werden und wir schonen wichtige Ressourcen. Mit der digitalen Verfügbarkeit der Rechnungen macht man sich zukunftssicher, egal wo die Menschen im Unternehmen sich aufhalten. Home-Office oder ortsunabhängig, egal wo ist dann kein Problem auch immer den aktuellen Stand und die Bearbeitung von Rechnungen abzurufen. Nicht nur die Menschen im Unternehmen freuen sich über die Digitalisierung, es bieten sich auch weitere Vorteile:

  • kein Skonto mehr verpassen
  • Kosten pro Rechnung verringern
  • Transparenz über den Bearbeitungsstand, egal von wo
  • Freigaben automatisiert und ortsunabhängig
  • rechtssichere Archivierung
  • Aufbewahrungsfristen einhalten
  • Prozessdurchlaufzeiten verkürzen

Wie bringt der digitale Post- und Rechnungseingang unser Unternehmen voran?

Wenn die hier genannten Vorteile auch für euch im Unternehmen interessant sind, dann ist das Webinar mit einer Live-Demo genau der richtige Zeitpunkt, um einen Einblick und die Praxis zu bekommen und Fragen zu stellen. GoBD-konform, zeitsparend, geldsparend und ortsunabhängig mit dem digitalen Rechnungsverarbeitungsprozess und dem digitalen Posteingang. Für eine digitale Arbeitswelt, die Menschen im Unternehmen stärkt.

Mehr über den digitalen Post- und Rechnungseingang erfahren?

Published On: Juli 12, 2022Categories: Veranstaltungen, Tipps

Teile diesen Beitrag!