Unternehmensnachfolge in Deutschland – Ein kritischer Faktor für die Zukunftsfähigkeit

Schon im vorigen Jahr berichteten wir über die Nachfolge bei Unternehmen – eine Veranstaltung des BVMW und von Portus. Auch war der Datenraum ein Thema. Dieses Jahr kamen wir erneut bei dem Format Nachfolgefrühstück zusammen. In Deutschland steht die Unternehmensnachfolge vor einer demografischen Herausforderung. Täglich sind etwa 160 Unternehmen von Nachfolgefragen betroffen. Dieser Prozess ist entscheidend für die Zukunftsfähigkeit und den langfristigen Erfolg eines Unternehmens. Dabei spielt die Digitalisierung eine zentrale Rolle. Denn nur attraktive und gut aufgestellte Unternehmen werden gekauft oder weitergeführt. Mit unserem epido®-Prozess schaffen wir es in 3 Monaten einen Engpass im Unternehmen zu lösen und die Digitalisierung voranzutreiben.

Datenraum als Schlüsselelement

Ein Schlüsselelement für eine erfolgreiche Unternehmensnachfolge ist der Datenraum. Hierbei sollte nicht gespart werden, denn ein gut organisierter und sicherer Datenraum ist das Fundament für die Weiterführung des Unternehmens – sei es durch Familienmitglieder, externe Käufer oder das Management. Wir berichteten über den Due Diligence Datenraum – denn das können wir.

Die e-dox AG verfügt über umfangreiche Erfahrungen in der Digitalisierung und im Change Management. Wir verstehen es, die gesamte Belegschaft auf diesem Weg mitzunehmen. Ein nachvollziehbares Beispiel für die Wichtigkeit eines gut geführten Datenraums ist die Speicherung von Kundendaten. Diese müssen sicher aufbewahrt werden, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen und das Vertrauen der Kunden nicht zu gefährden. Wichtiger als die genutzte Software ist aber ein gegenseitiges Vertrauen, sowie das Verständnis der Prozesse im derzeitigen Zustand und dem Zielbild. Genau da setzen wir an. Es ist also essenziell, in einen hochwertigen Datenraum zu investieren, um das Unternehmen zukunftsfähig zu machen und einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Einrichtung eines Datenraums – Schritt für Schritt zum Erfolg

Die Einrichtung eines Datenraums ist ein wesentlicher Schritt in der Unternehmensnachfolge. Er dient als zentraler Ort für alle wichtigen Unternehmensdaten und sorgt für Sicherheit und Übersichtlichkeit im Nachfolgeprozess. Aber wie richtet man einen Datenraum effektiv ein?

• Zunächst ist es wichtig, den Umfang der benötigten Daten zu bestimmen. Welche Informationen sind für die Nachfolge relevant? Dazu gehören in der Regel Finanzberichte, Verträge, Kundendaten und Geschäftspläne. Sobald der Umfang feststeht, wählt man eine passende Datenraum-Lösung. Es gibt viele Anbieter auf dem Markt, daher sollte man auf Sicherheitsstandards und Benutzerfreundlichkeit achten.
• Nach der Auswahl des Anbieters folgt die Strukturierung des Datenraums. Eine logische und intuitive Gliederung erleichtert später die Navigation. Dokumente sollten kategorisiert und mit klaren Bezeichnungen versehen werden. Wir wissen auch, dass diese Daten helfen, Informationen einfach auffindbar zu machen.
• Abschließend ist es wichtig, den Zugriff auf den Datenraum zu regeln. Wer darf welche Informationen einsehen? Hierbei helfen Berechtigungskonzepte, die sicherstellen, dass nur autorisierte Personen Zugang haben. Auch diese Informationen helfen später Berechtigungen und Zugriffsrechte zu managen.

Wir unterstützen bei jedem dieser Schritte und bringen Erfahrung im Bereich Digitalisierung und Change Management ein, um Ihren Datenraum optimal einzurichten.

Sinnvolle und sichere Gestaltung eines Datenraums

Ein Datenraum ist das Herzstück der Informationsverwaltung bei der Unternehmensnachfolge. Doch wie kann er sinnvoll und sicher gestaltet werden?

• Zuerst sollte eine Risikoanalyse durchgeführt werden, um zu verstehen, welche Daten besonders schützenswert sind. Anschließend ist es ratsam, ein Sicherheitskonzept zu entwickeln, das sowohl physische als auch digitale Schutzmaßnahmen umfasst. Dazu gehören beispielsweise Zugangskontrollen, Verschlüsselungstechniken und regelmäßige Sicherheitsaudits.
• Die Struktur des Datenraums muss klar und nachvollziehbar sein. Eine gute Praxis ist die Einteilung in verschiedene Bereiche oder „Räume“ für unterschiedliche Datentypen oder Abteilungen. Innerhalb dieser Bereiche sollten die Daten konsistent und mit Metadaten versehen werden, um eine schnelle Identifikation zu ermöglichen.
• Es ist auch wichtig, klare Richtlinien für den Umgang mit den Daten zu etablieren. Wer darf welche Daten bearbeiten oder weitergeben? Regelmäßige Schulungen des Personals können hierbei helfen, ein Bewusstsein für Datensicherheit zu schaffen und die Menschen im Unternehmen nachhaltig zu stärken.

Wir unterstützen gerne mit einem Datenraum und einer zukunftsfähigen Aufstellung des Unternehmens. Mit unserer Erfahrung in Digitalisierung und Change Management stellen wir sicher, dass der Datenraum den Anforderungen einer modernen Unternehmensnachfolge gerecht wird. Nebenbei macht der Prozess selbst auch Spaß – Design Thinking und SCRUM muss man nicht kennen, aber da stehen die Menschen im Mittelpunkt und so bauen wir nicht nur einen Datenraum, sondern eine Arbeitswelt, die die Menschen stärkt.