Urkundenarchiv für Notare

Als langjähriger Xerox® Vertragspartner bieten wir ein großes Feld an Multifunktionsmaschinen, die den Anforderungen für ein Urkundenarchiv, nicht nur genügen, sondern einen dort zukunftssicher aufstellen.

Dieser Artikel soll einmal zusammenfassen welche Eigenschaften notwendig, sowie empfohlen sind, um unsere Angebote einordnen zu können. So unterstützen wir Notare mit passenden Geräten und langjähriger Expertise.

Notwendige Eigenschaften:

  • A3-Scannen
  • Farbscannen
  • min. Auflösung 300dpi
  • Komprimierungsmethoden, die ein Risiko für Verfälschung darstellen (Symbolcodierung), werden nicht unterstützt und können zuverlässig deaktiviert werden.
  • Bildmorphing-Algorithmen deaktiveren
  • ISO-Standard-konformes PDF/A
  • Betriebshandbuch

Diese notwendigen Eigenschaften werden von nahezu allen Multifunktionsgeräten unterstützt.

Dringend empfohlene Eigenschaften:

  • Nicht rekonstruierbares Löschen von Daten auf den internen Datenträgern nach Datentransfer, Herunterfahren und bei Außerbetriebssetzung.
  • Deaktivierung von unautorisiertem Fernzugriff über das Netzwerk
  • Kein Firewire-Anschluss
  • Schutz vor Manipulation der Firmware
  • Der Zugriff ist durch Benutzerauthentifizierung  (z.B.: PIN) geschützt
  • Verschlüsselte Übertragung des Scans z.B. SSL Kapazität

Diese dringend empfohlenen Eigenschaften werden ebenso von unseren Multifunktsiongeräten, mit wenigen Ausnahmen, auch abgedeckt. Gerne beraten wir bei der Auswahl.

Empfohlene Sicherheits- und Qualitätseigenschaften:

  • Verschlüsselung von internen Datenträgern
  • Protokollierung von Systemfehlern, Konfigurationsänderungen und fehlgeschlagenen Authentifizierungsverfahren
  • Doppelblattvorschubkontrolle
  • Gesicherter Administrationszugang

Diese empfohlenen Sicherheits- und Qualitätseigenschaften sind nahezu vollständig von unseren Multifunktionsgeräten abgedeckt, nur die Doppelblattvorschubkontrolle (Vorschau der gescannten Seiten im Vergleich zum Original und deren Prüfung) wird vereinzelt bei wenigen Geräten Ende 2021 möglich sein.

Zweckgebundene Eigenschaften

  • Ablegen des Scans in einem externen Repository (Scan-To-File Funktionalität)
  • Erstellung von Scan-Profilern (vordefinierte Scan-Einstellungen)
  • Doppelseitiges Scannen (Duplex)
  • Dauer des Scanvorgangs für ein 20-seitiges Dokument maximal 60 Sekunden
  • Automatische Erkennung von Leerseiten
  • Automatische Erkennung von fehlerhaften Scans (Überbelichtung/unlesbare Seiten)
  • Warnung für im Gerät vergessene Dokumente
  • Möglichkeit zur Wiederherstellung der letzten gültigen Konfiguration

Auch hier sind fast alle zweckgebunden Eigenschaften mit den Multifunktionsgeräten möglich. Die Warnung über im Gerät vergessene Dokumente kann per App gestaltet werden. Die automatische Erkennung von fehlerhaften Scans ist über eine automatische Hintergrund- und Showdow-Unterdrückung oft nicht nötig, da so Scans in schlechter Qualität minimiert werden.

Mit eigenen App-Entwicklern bei uns gestalten wir auch gerne Prozesse nach Wahl für eure digitale Arbeitswelt!

Wir finden eine passende Lösung!

Gerne beraten wir zum Kauf oder der Miete eines passenden Multfunktionsgerätes. Für Notarkammern und angeschlossene Notare haben wir zudem Sonderkonditionen aushandeln können.

Marcus Drabsch

Marcus Drabsch ist gerne für dich da:

 

Published On: November 23, 2021Categories: Aktionen, Produkte, Tipps, Uncategorized

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