Wir verschwenden wenig Zeit mit der Suche nach Dokumenten. Wirklich. Können wir uns nicht leisten. Im Moment ist unser Marcus in Griechenland, um bei der M-Files-Konferenz noch weiter in das Thema vorzudringen, aber auch um zu präsentieren, dass ein kleines Unternehmen in Magdeburg und Leipzig mit M-Files und nachweisbaren Erfolg genau bei diesem Problem hilft.

Die versteckte Zeitfalle: Wie viel Zeit deine Mitarbeiter beim Suchen von Dokumenten verschwenden – und wie du das Problem mit M-Files löst

In vielen Unternehmen wird ein erheblicher Teil des Arbeitstags mit der Suche nach Dokumenten verbracht. Und das ist nicht nur ineffizient – es kostet bares Geld. Doch es gibt eine Lösung: Dokumentenmanagement-Systeme wie M-Files, die mit intelligenten Metadaten und davor eine klar strukturierte Prozessoptimierung sorgen dafür, dass du nie wieder lange nach einem Dokument suchen musst.

Verschwendete Zeit durch ineffizientes Dokumentenmanagement

Studien zeigen, dass Mitarbeiter in einem durchschnittlichen Büroarbeitsumfeld rund 20% ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Dokumenten verschwenden. Das sind etwa eine ganze Arbeitswoche pro Monat! Bei einem Unternehmen mit 50 Mitarbeitern kann dies jährlich zu über 150.000 Euro an verlorener Arbeitszeit führen – nur durch ineffiziente Suchprozesse und schlecht organisierte Ablagestrukturen. Es ist 2025 und in den meisten Unternehmen muss noch darüber nachgedacht werden wo etwas abgelegt werden muss.

Die meisten Unternehmen lagern ihre Dokumente in verschiedenen Ordnersystemen ab, die nicht aufeinander abgestimmt sind. Diese „Chaos-Architektur“ führt zu einer Vielzahl von Problemen:

• Duplikate und falsche Ablagestrukturen sorgen für Verwirrung und erhöhen die Fehlersuche.

• Wichtige Dokumente sind nur schwer zu finden, selbst wenn sie irgendwann abgelegt wurden.

• Abteilungen arbeiten isoliert voneinander und können nicht auf gemeinsame Daten zugreifen, was den Informationsaustausch erschwert.

• Es wird an verschiedenen Standorten oder mobil gearbeitet und es besteht kein Zugriff auf die richtigen Daten.

Wie M-Files hilft: Effizienzsteigerung durch Metadaten und Prozessoptimierung

M-Files® revolutioniert den Umgang mit Dokumenten, indem es Metadaten in den Mittelpunkt stellt. Statt sich auf Ordnerstrukturen zu verlassen, taggt M-Files Dokumente mit klaren, sinnvollen Metadaten – wie z.B. Projektnamen, Vorgängen, Abteilungen, Dokumententypen oder Fristen. Diese Metadaten machen es möglich, dass du mit wenigen Klicks genau das findest, was du suchst, ohne über unzählige Ordner hinweg navigieren zu müssen.

Ein Beispiel: Angenommen, ein Mitarbeiter muss ein Angebot für ein bestimmtes Projekt finden. Bei einem herkömmlichen System würde er durch hunderte von Ordnern klicken, um das richtige Dokument zu finden. Mit M-Files hingegen gibt er einfach den Projektnamen oder relevante Stichworte ein, und schon wird ihm das gewünschte Dokument angezeigt. Ohne Suchen, ohne Aufwand.

Doch das ist nicht alles: M-Files optimiert auch die Prozesse, die mit der Dokumentenerstellung und -ablage verbunden sind. Durch automatisierte Workflows werden Genehmigungen, Dokumentenprüfungen und Archivierungen nahtlos integriert. Das sorgt nicht nur für eine schnellere Bearbeitung, sondern auch für eine höhere Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Arbeitsschritte. Genau dabei helfen wir!

Der Weg zur Effizienz – mit M-Files und unserer Hilfe

Natürlich erfordert die Einführung einer neuen Dokumentenmanagementplattform wie M-Files etwas Aufwand. Aber dieser Aufwand zahlt sich schnell aus: Unternehmen berichten, dass sie nach der Einführung von M-Files die Produktivität um bis zu 30% steigern konnten, und das in allen Bereichen – vom Vertrieb bis zur Buchhaltung.

Die Implementierung und Anpassung an die spezifischen Bedürfnisse deines Unternehmens erfordert jedoch Expertise und Beratung. Hier kommen wir ins Spiel. Wir von der e-dox AG haben bereits zahlreichen Unternehmen geholfen, M-Files erfolgreich zu implementieren. Gemeinsam schaffen wir eine maßgeschneiderte Lösung, die deinen Arbeitsalltag vereinfacht und dich von der zeitraubenden Suche nach Dokumenten befreit.

Was du von uns erwarten kannst:

• Beratung zur optimalen Nutzung von M-Files und Integration in deine bestehenden Arbeitsprozesse.

• Umsetzung und Anbindung an bestehende System und die Optimierung der Arbeitsprozesse.

• Schulungen für deine Mitarbeiter, damit sie das System schnell und effizient nutzen können.

• Support bei der Implementierung und kontinuierliche Optimierung, damit du immer auf dem neuesten Stand bleibst.

Fazit: Schluss mit der Dokumentensuche – M-Files macht’s möglich

M-Files bietet eine einfache, aber äußerst effektive Lösung, um das Problem der ineffizienten Dokumentenverwaltung zu lösen. Statt Stunden mit Suchen und Sortieren zu verschwenden, kannst du dich auf das Wesentliche konzentrieren: Dein Geschäft. Und mit unserer Unterstützung gelingt die Einführung von M-Files schnell und reibungslos.

Verabschiede dich von der chaotischen Dokumentenablage und sag „Hallo“ zur effizienten und produktiven Arbeitsweise. Dein Team wird es dir danken.