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5 Tipps, um zukünftig Druckkosten zu sparen!
Überall wird gespart oder muss gespart werden. Berechtigterweise beschäftigen Sorgen um steigende und gestiegene Kosten sowohl Privathaushalte als auch Unternehmen. In Hallenbädern werden die Temperaturen heruntergeregelt und öffentliche Gebäude werden nicht oder für kürzere Zeit angestrahlt. Lest hier nun 5 Tipps aus unserem Brot-und-Buttergeschäft um Kosten beim Drucken zu sparen!
Den Bonustipp vielleicht vorweg: Digitalisieren! Weniger und dafür qualitativ zu drucken ist unumgänglich. Lästige Botengänge entfallen, Druckkosten sinken insgesamt und egal von wo hat man immer das aktuellste Dokument und nur die eine Version davon. Zu diesem Thema sind vor allem Dokumentenmanagementsysteme zu empfehlen. Mehr dazu hier (wir arbeiten da unter anderem mit M-Files®).
Und nun zu den 5 Tipps:
1. Die Kaufentscheidung für ein Multifunktionsgerät (MFG):
Unbedingt mit Bedacht auswählen! Wichtig ist, sich schon vor dem Kauf eines Multfunktionsgerätes einige Dinge zu überlegen. Wie viel drucken wir eigentlich und wofür? Bei welchen Abläufen kostet das Drucken besonders viel Zeit und wo wird am meisten gedruckt und warum? Sind eher Laser- oder Tintenstrahldrucker geeignet? In einer immer komplexerer werdenden Arbeitswelt müssen individuelle Situationen und Informationen gegeben werden. Klar, sind hier Fachabteilungen ein guter Anlaufpunkt. Wir haben über alle Branchen hinweg über 20 Jahre Erfahrung. Redet doch aber auch gerne mit Unternehmen die dort schon wichtige Schritte gegangen sind. Für uns ist der Austausch mit Kunden und Partnern ein unbezahlbarer Erfahrungsquell. Sprecht doch gerne mit uns und gerne öffnen wir auch die Tür zu Gesprächen mit einem ähnlichen Unternehmen.
2. Nicht am falschen Ende sparen:
Nehmen wir noch einmal kurz Bezug auf Punkt Eins: Je günstiger der Drucker, desto teurer das Zubehör. Daher gilt es beim Kauf zu bedenken nicht am falschen Ende zu sparen, sonst könnten dauerhaft unnötige Kosten für Ersatzteile, Toner und Co. anfallen. Vielleicht kennt man es auch aus dem Privatkauf, das sich bei den günstigen Geräten oft eher lohnt ein Neugerät zu kaufen statt Ersatzteile oder Verbrauchsmaterialen zu ersetzen. Bitte denkt hier an die Umwelt. Wer billig kauft, kauft zweimal oder dreimal. Im Druckbereich arbeiten wir mit Xerox®, die sich zum Ziel gestetzt haben über die gesamte Wertschöpfungskette zu Netto-Null Treibhausgasen zu kommen.
Gerne möchte ich hier einmal einen meiner Lieblingsautoren Terry Pratchett bemühen:
A really good pair of leather boots cost fifty dollars. But an affordable pair of boots, which were sort of OK for a season or two and then leaked like hell when the cardboard gave out, cost about ten dollars. Those were the kind of boots Vimes always bought, and wore until the soles were so thin that he could tell where he was in Ankh-Morpork on a foggy night by the feel of the cobbles. But the thing was that good boots lasted for years and years. A man who could afford fifty dollars had a pair of boots that’d still be keeping his feet dry in ten years‘ time, while a poor man who could only afford cheap boots would have spent a hundred dollars on boots in the same time and would still have wet feet.
3. Patronen/Verbrauchsmaterial nur Original kaufen:
Druckertinte ist eine der teuersten Flüssigkeiten der Welt. Nur berühmte Düfte und Skorpiongift und ein paar andere Flüssigkeiten überschreiten die Preisskala. Ersatzpatronen für Drucker bitte nicht von Drittanbietern oder aus Asien bestellen, da hier schwerwiegende Probleme auftreten können. Oft sind dann diese Patronen nur kurze Zeit mit dem Multifunktionsgerät kompatibel und werden dann nicht mehr erkannt. Diese Art Fehlermeldungen sind nur schwer zu beheben und oft hilft nur der Tausch der Patrone und ein bisschen Arbeit am Gerät um die Fehlermeldung(en) zu beseitigen. Es ist den Ärger einfach nicht wert. Mit dem Original fährt man besser und und in der Regel wird so auch die Garantie des Gerätes nicht verletzt. Obacht ist geboten und hilft hier wieder Kopfschmerzen und Zeit zu sparen. Schaut auch gerne noch einmal Punkt Zwei an.
4. Energie sparen:
Wie zu Eingangs erwähnt sollten wir alle darauf achten auch unseren Teil zum Einsparen von Energie beizutragen. So kann man die Multifunktionsgeräte auch über Nacht ausschalten. Bei einem nur wenig genutzten Gerät kann es sich auch lohnen dieses am Tag ausgeschaltet zu lassen und nur bei Bedarf hochzufahren. Ansonsten sind die Stand-By-Modi bei modernen Geräten ungeheuer effektiv und verbrauchen kaum Energie, beziehungsweise nutzen diese nur bei Bedarf. Gerade sehr alte Geräte können aber richtige Stromfresser sein und da ist ein Austausch wahrscheinlich die sinnvollste Alternative.
5. Managed Print Services:
Mehrere Multifunktionsgeräte im Unternehmen? Eventuell eine bunte Landschaft an Geräten von verschiedenen Herstellern oder gar keinen genauen Überblick, was im Unternehmen wie oft gedruckt wird und welche Kosten dabei entstehen? Dafür haben wir die Lösung. Mit unseren Managed Print Services (MPS) ermöglichen wir es, die Drucklandschaft zu optimieren, Druckkosten einzusehen und Einsparpotenziale aufzudecken. Unternehmensweit! So kann man sich bequem zurücklehnen und lässt die Arbeit für sich machen. Die IT-Abteilung wird oft mit Problemen oder der Betreuung der Multifunktionsgeräte beschäftigt, hier werden also Spitzen für deren Kernaufgaben frei.
Grundsätzlich gilt es, noch weitere Möglichkeiten zu beachten. So kann es zum Beispiel ratsam sein, von Dokumenten nur Teilbereiche zu drucken, sich Gedanken über die Papierqualität zu machen, Doppelseiten und so wenig wie möglich in Farbe auszudrucken und vieles weitere. Diese Tipps gelten sowohl für kleine und mittlere Unternehmen als auch für Konzerne. Uns ist bewusst, dass Unternehmen spezielle Anforderungen und Ziele haben. Wir führen mit einem indviduellem und gemeinsam entwickelten Konzept dein Unternehmen zu einer MPS-Lösung die passt. Bei Fragen steht unsere Experting Antje gerne bereit: