ZUGFeRD – Neues Format für digitale Rechnungen

ZUGFeRD – Neues Format für digitale Rechnungen

ZUGFeRD ermöglicht neue, einfachere Verwendung von digitalen Rechnungen.

Das Forum für elektronische Rechnungen Deutschland (FeRD) hat ein neues Rechnungsformat namens ZUGFeRD erarbeitet. Mit diesem ist es möglich, digitale Rechnungsvorgänge automatisiert und strukturiert vorzunehmen.

Funktionsweise und Ziele

Bei ZUGFeRD werden Rechnungen digital im PDF/A-3-Format erstellt und versendet. Dieses PDF-Format ermöglicht es, die Rechnungsdaten in strukturierter Form eigebettet im PDF zu übertragen. Somit beinhaltet die PDF-Datei nicht nur die reinen, als PDF sichtbaren Daten, sondern auch eine im XML-Format strukturierte Form der Rechnung. Mit ZUGFeRD wurde somit ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen im grenzüberschreitenden europäischen und internationalen Rechnungsverkehr entwickelt, welches zum Ziel hat, Rechnungen und ihre strukturierten Daten zwischen Rechnungssteller und -empfänger auszutauschen.

Die Vorteile von ZUGFeRD

Beim weit verbreiteten EDI-Rechnungsformat ist es nötig, dass sich der Sender und der Empfänger zur Übermittlung der Rechnungen abstimmen, damit diese Daten von beiden Seiten verarbeitet werden können. Dies ist meistens mit einem hohen organisatorischen und finanziellen Aufwand verbunden und rentiert sich oftmals nur, wenn regelmäßig Rechnungen zwischen den gleichen Parteien ausgetauscht bzw. versendet werden.

Bei dem neuen Format von ZUGFeRD ist diese Vorabsprache nicht mehr notwendig, da die Rechnungsdaten in einem standardisierten Format übertragen werden. Der Empfänger kann entscheiden, ob er die strukturierten XML-Daten oder die herkömmliche PDF Ansicht der Rechnung zur Weiterverarbeitung nutzen möchte.

Neben dieser universellen Einsatzmöglichkeit, stellt ZUGFeRD auch eine Einsparung an Zeit und Kosten dar. Dort wo Rechnungen gedruckt, per Post verschickt, geöffnet und gescannt wurden, werden diese Arbeitsschritte zukünftig entfallen und digital erfolgen. ZUGFeRD gelingt es an dieser Stelle, dass vom Rechnungsempfänger die Daten (z.B. Rechnungsnummern, Beträge usw.) als solche erkannt werden und somit für eine einfache Weiterverwendung aufbereitet sind.

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