Sichern Sie die Produktivität Ihres Teams – egal wo es sich befindet

Neue Herausforderungen für die Arbeitswelt

Viele Unternehmen sehen sich mit einer neuen Realität konfrontiert, die ein deutlich flexibleres Arbeitsumfeld erfordert. Machen Sie Ihr Unternehmen zukunftssicher, indem Sie sicheren Zugriff auf Dokumente und Informationen bei gleichzeitiger Risikominimierung ermöglichen.

Zugang zu Dokumenten und Informationen von überall

Die Association of Intelligent Information Management (AIIM) gibt an, dass 62% der Unternehmen nach wie vor vollständig auf Netzwerkfreigaben angewiesen sind. Dies bedeutet, dass der Zugang zu Dokumenten schlecht oder gar nicht vorhanden ist.

Dies stellt auch eine Herausforderung dar, wenn es um den Überblick zu Dokumentenversionen geht, d.h. die Fähigkeit, die eine aktuelle und korrekte Version für alle Mitarbeiter verfügbar zu haben. Wenn verschiedene Versionen auf persönlichen Laufwerken gespeichert und über E-Mail hin- und hergeschickt werden, führt dies schnell zu einem totalen Versionschaos.

Wenn Sie nach einer Lösung für diese Herausforderungen suchen, wählen Sie lieber etwas, das für die Zukunft skalierbar ist, als eine schnelle Lösung für die spezifischen Probleme von heute. Wählen Sie eine Lösung, die es den Mitarbeitern ermöglicht, Inhalte zu finden, zu bearbeiten und gemeinsam zu nutzen, unabhängig davon, wo sie gespeichert sind (ERP, CRM, Netzwerkordner, …) ohne die Notwendigkeit einer Datenmigration. Wenn Sie klein anfangen und sich später steigern, werden Sie einen unmittelbaren Mehrwert mit dem Zugriff auf alle relevanten Daten vom ersten Tag an erzielen.

Zusammenarbeit und Kundenzufriedenheit

Auch wenn die Telearbeit zur neuen Normalität wird, hat sich eines nicht geändert: Ihre Kunden erwarten nach wie vor einen hervorragenden Kundenservice. Die Aufrechterhaltung dessen erfordert einen einfachen und effizienten Zugang zu korrekten Daten sowie eine nahtlose interne und externe Zusammenarbeit. Wenn keine zentrale, leicht zugängliche Dokumentenablage existiert, wird Zeit mit der Neuerstellung von Dokumenten verschwendet. Die Mitarbeiter navigieren zwischen verschiedenen Silo-Systemen und Werkzeugen für die Zusammenarbeit, ohne einen Einblick in den gesamten Prozess zu erhalten.

Bei der Suche nach einer Lösung für diese Herausforderungen muss sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter aus der Ferne mit derselben Benutzererfahrung wie vom Büro aus auf alle Daten zugreifen können. Unabhängig davon, ob sie in Outlook, Teams, Salesforce oder anderen Tools arbeiten, können sie direkt von dieser Oberfläche aus auf Informationen zurückgreifen. Sie wissen, dass es keine Duplikate gibt, und können problemlos mit Kollegen an den Dokumenten gemeinsam arbeiten und diese sicher mit internen und externen Benutzern austauschen.

Informationen sicher verwalten

Den Fernzugriff auf alle relevanten Daten zu ermöglichen, ist plötzlich ein kritischer Erfolgsfaktor. Gleichzeitig stellt dies ein unmittelbares Risiko für die Datensicherheit dar. Unternehmen müssen sicherstellen, dass der Datenzugriff so ermöglicht wird, dass die Sicherheit und der Schutz dieser Daten gewährleistet sind. Persönliche File-Sharing-Anwendungen der Mitarbeiter stellen einen schwierigen Teil dieses Dilemmas dar, da sie oft nicht das gleiche Maß an Sicherheit bieten wie die vom Unternehmen eingesetzten Werkzeuge. Das Unternehmen hat keine Möglichkeit zu erfahren, welche Daten wo gespeichert sind. Daher drohen im Falle einer Weitergabe der sensiblen Informationen Geldstrafen und Imageverlust. Bei der Suche nach einer Lösung zur Bewältigung dieser Herausforderungen ist es wichtig, dass die Plattform sowohl heutige als auch zukünftige Probleme der Datensicherheit lösen kann. Es sollten zuverlässige, aber flexible Sicherheitsfeatures zur Verfügung stehen. Dazu gehören metadatengesteuerte Benutzer- und Zugriffsrechte, Prüfpfade sowie Authentifizierung. Hinzu kommen die Verschlüsselung von Unternehmensdateien während der Übertragung und im Ruhezustand und die Gewährleistung einer hohen Verfügbarkeit.

 

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