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In deutschen Firmen wird noch viel gedruckt

In deutschen Firmen wird noch viel gedruckt

In deutschen Firmen wird noch viel gedruckt

Leipzig, 04.10.2018 – Der Verzicht auf Papier in deutschen Firmen schreitet voran: In jedem dritten deutschen Unternehmen wird heute weniger gedruckt als im Vorjahr und ebenfalls ein Drittel der befragten Unternehmen gab an, die eigenen Papierakten zumindest teilweise digitalisiert zu haben. Die Entwicklung zum papierlosen Büro verläuft jedoch schleppend und sogar 19 Prozent der befragten Unternehmen druckte dieses Jahr mehr als im Vorjahr.

Bitkom-Befragung: Wie viel wird gedruckt?

Anhand einer telefonischen Befragung erhob der deutsche Digitalverband Bitkom Daten über das Druckverhalten und der Stand der Digitalisierung in deutschen Unternehmen. Hierzu wurden Geschäftsführer, Vorstandsmitglieder und IT-Leiter von 1.106 Unternehmen aller Branchen mit einer Größe ab 20 Mitarbeitern in Deutschland befragt. Die Fragestellungen lauteten: „Wie hoch ist der Anteil Ihrer Büro- und Verwaltungsprozesse, die papierbasiert ablaufen?“, „Inwiefern haben Sie Ihre Papierakten bereits digitalisiert?“ und „Werden in Ihrem Unternehmen heute eher mehr oder weniger digitale Dokumente ausgedruckt als noch vor einem Jahr?“

Vorteile vom papierlosen Büro

Zu Zeiten der digitalen Transformation gehört auch ein Wandel von Geschäftsprozessen hin zu papierärmeren und digitalisierten Abläufen. Neben der Schonung der Umwelt sowie der direkten Kosteneinsparung führen digitale Vorgänge zu schnelleren und effizienteren Prozessen im Unternehmen. Das Wegfallen von Akten und Schränken sorgt für mehr Platz und Luft in den Büroräumen und die digitale Speicherung von Dokumenten lässt die Bearbeitung von jedem Ort zu jeder Zeit zu. Zudem vereinfacht ein papierloses Büro, sowie moderne und globale Dateistandards die Kommunikation und verleiht Übersichtlichkeit – die zeit- und nervenraubende Suche nach Papieren in der Ablage wird ersetzt durch die Suchfunktion.

Ergebnisse: weniger drucken, mehr digitalisieren – aber schleppend

Die Datenerhebung zeigt, dass die Digitalisierung von Papierakten in deutschen Unternehmen vorangeht: 34 Prozent der befragten Unternehmen haben die eigenen Akten zumindest teilweise digitalisiert und andere 39 Prozent haben Akten, die neu sind, digitalisiert. Allerdings gaben auch 26 Prozent der Befragten an, noch keine einzige Papierakte digitalisiert zu haben.

Weiterhin zeigt die Befragung, dass in jedem dritten Unternehmen (33 Prozent) weniger ausgedruckt wird als noch vor einem Jahr. Große Unternehmen gehen mit einem stärkeren Bewusstsein heran: Hier verzichten sogar 49 Prozent auf Ausdrucke. Die Erhebung zeigt jedoch auch einen rückläufigen Trend – 19 Prozent der befragten Unternehmen gaben an, sogar mehr auszudrucken als im Vorjahr.

Die Studie gibt darüber hinaus Aufschluss über den Zusammenhang zwischen der Größe des Unternehmens und dem Fortschritt in der Digitalisierung von Prozessen. Laut Bitkom wird in 28 Prozent der deutschen Unternehmen zu maximal 25 Prozent papierbasiert gearbeitet – im Vergleich dazu werden sogar in 38 Prozent der Unternehmen mit 500 oder mehr Mitarbeitern zu 25 Prozent mit Papier gearbeitet.

Der ausführliche Ergebnisbericht der Datenergebung von Bitkom kann hier angesehen werden:

Auf dem Weg zum papierlosen Büro muss noch viel passieren

Es gibt noch viel zu tun auf dem Weg zu einem papierlosen Büro: Softwares müssen hierfür praxisnah programmiert werden und Personal trainiert werden. Auch die Denkweise, dass ausgedruckte Dokumente nicht gleich mehr Aufmerksamkeit erlangen, sondern im schlimmsten Falle eher in Stapeln untergehen, wird vermutlich erst der Generationswechsel ändern können. Grundsätzlich ist Papier an einigen Stellen nicht aus Arbeits- und Vorbereitungsprozessen wegzudenken – hier hilft oft das Brainstorming anhand von gedrucktem Papier, Postit-Notes und Stift. Allerdings geht es in der angestrebten Debatte um weit mehr als das im kreativen Denkprozess verwendete Papier. Es geht um die Verlagerung von Gewohnheiten, die zu Zeiten der vierten industriellen Revolution nicht mehr zeitgemäß sind und ein Wandel der technologischen Gegebenheiten den Anspruch an die digitale Welt verändert.

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