Die Überholung traditioneller Managed Print Service Anforderungen für KMUs

Die Überholung traditioneller Managed Print Service Anforderungen für KMUs

Warum traditionelle MPS-Messgrößen nicht in jedem KMU anwendbar sind…

Der Markt der kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) ist zur primären Zielgruppe für Managed Print Service Dienstleister geworden. Das Drucken ist und bleibt eine kritische Geschäftsaufgabe für die meisten KMUs, denn die wenigsten haben einen Überblick über die Komplexität Ihrer Dokumenteninfrastuktur. Dies resultiert daraus, dass die meisten KMUs einen nur limitierten Einblick in die Kosten des Druckens und seine verwandten Prozesse haben.
Gleichzeitig zeigen Studien auf, dass mehr als 75% der KMUs keinen Managed Print Service-Vertrag abgeschlossen haben.
Anhand dessen wird deutlich, dass Managed Print Services für KMUs zunehmend interessanter werden. Dennoch gibt es noch weitere wichtige Aspekte als die eben Genannten zu beachten.

Neben diversen Erfolgsgeschichten des MPS im KMU gibt es auch vielfältige Beispiele, die aufzeigen, wie MPS-Verträge die Ziele und Erwartungen der Kunden nicht erfüllt haben. Gründe hierfür sind oftmals schlecht strukturierte MPS-Verträge, ungenaue und unzuverlässige Datenerhebungen, mangelnde Gewissenhaftigkeit in der Planungsphase und Fehlverhalten bei der Berücksichtigung der strategischen Ziele von Beginn an.

Die Konversation um Managed Print Service neu gestalten.

Meistens kann ein grundlegendes Problem bereits Differenzen zwischen den Kundenbedürfnissen und den finalen Programmergebnissen bewirken. Anders ausgedrückt erfüllt MPS meist nicht die Erwartungen des Kunden, wenn es zur Kostenreduktion kommt. Dies geschieht dadurch, dass sich zu stark auf die Druckoptimierung als Schlüsselvariable für den Programmerfolg konzentriert wird. Um jedoch eine ordentliche Durchdringung im KMU zu erzielen, ist es notwenig, dass beide Seiten gewissenhaft zusammenarbeiten, um die Konversation über MPS neu zu gestalten.

Bloße Reduktion der Druckkosten rentiert sich im KMU einfach nicht.

Die fundamentale MPS-Botschaft, dass Kosten reduziert werden müssen, ist nicht für alle KMUs relevant. An erster Stelle suchen viele kleine Unternehmen nach unmittelbaren Kostenersparnissen durch MPS, aber es ergeben sich aufgrund der aktuell geringen Druckkosten einfach nur wenig direkte Einsparungen. Eine Kostenreduktion von 20-30% erscheint nach einem großen Anteil, bezweckt jedoch in absoluten Werten ausgedrückt nur eine geringe Auswirkung.

Bedarfsgerechte Analyse der KMUs für MPS.

Im Unternehmenssektor werden hauptsächlich spezielle druckbasierte Größen berücksichtigt: das Zusammenlegen von Geräten, das Eliminieren bzw. signifikante Reduzieren von Druckprodukten, Papierverbrauchsenkung und die Entwicklung einer digitalen Inhalts- und Sicherheitsstrategie. In Wirklichkeit jedoch sind die Bedürfnisse der KMU-Kunden komplett anders:
Wie schon gesagt ist es ein Wunsch die Anzahl der Drucke zu reduzieren, jedoch versuchen die meisten KMU-Kunden beispielsweise mehr Farbe zu drucken und nicht weniger. Hierfür ist es wichtig, eine kosteneffiziente Lösung für die Unternehmen zu finden. Demnach muss der Fokus beim MPS auf die speziellen Bedürfnisse des Anwenders und über die herkömmlichen Druckgrößen hinaus gelegt werden.

Des Weiteren haben KMUs nur begrenzte IT-Ressourcen und diese müssen sich derzeit folgenden dokumentenbezogenen Herausforderungen stellen: die Digitalisierung von Papierdokumenten, Cloud-Dienste, Inhaltssicherheit und die Migration mobiler Technologien. Als Ergebnis liegt es im Interesse der KMUs, Ihre Produktivität zu steigern, Geräte proaktiv zu verwalten, Workflows zu automatisieren, die Belastung der IT-Mitarbeiter zu minimieren und Lieferanten zu konsolidieren. All dies sind Schlüsselfaktoren, welche oftmals bei der Analyse für die MPS-Bedürfnisse übersehen werden.

Sprechen Sie uns an!

Sie sind ein KMU und suchen einen kompetenten Partner für Ihre MPS-Dienstleistungen? Uns ist bewusst, dass Sie als Unternehmen spezielle Anforderungen und Ziele haben. Kontaktieren Sie uns und wir unterstützen Sie gern bei der Ermittlung Ihrer spezifischen Bedürfnisse über die herkömmlichen Kenngrößen hinaus.

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